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Inhalt

Allgemeines

In diesem Bereich können Aufträge von Kunden verwaltet werden


Checklisten zur Abrechnung

Filtersuche

  • Über den Filter können die gewünschten Aufträge gesucht werden
  •  Auftragsfilter öffnen
  •  Auftragsfilter schliessen
  • Aktuelle Filtereinstellung speichern, Details siehe hier
  • Alle dem Filter entsprechenden Aufträge werden im Hintergrund zu einer Excelliste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)  
    • Sie erhalten ein Mail wenn die Verarbeitung beendet ist
    • Die Datei wird unter BETRIEB > DATEIEN gespeichert und nach einem Tag automatisch gelöscht 
    • Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, entsprechend mit Filter arbeiten um diese Grenze nicht zu überschreiten
    • Zusammenfassung (Kopfdaten, eine Zeile pro Auftrag)
    • Positionen (Kopfdaten und Positionsdaten, eine Zeile pro Position)
    • Rüstliste Diese wird zusammengefasst nach Produkt und direkt ohne Aufbereitung heruntergeladen
    • Bestell-Liste aus Aufträgen erstellen
  • Gespeicherte Filtereinstellung laden, Details siehe hier 
  •  Auftragsfilter-Werte löschen
  •  Auftragsliste anzeigen
  • Hinweis: Mit dem Standardfilter werden alle Aufträge ausser den Gelöschten angezeigt.

Weitere Infos zur Suche nach Volltext im Filter

Funktionen

  •  Neuer Auftrag erfassen (2. Stufige Erfassung ab V3.25)

    • Vertragserzeuger und Partner auswählen > weiter
    • Weitere Felder ausfüllen...
      • Bezeichnung:  Der Name des Vertragserzeugers wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Auftragsdatum: Das Tagesdatum wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Voraussichtliches Lieferdatum: Wird zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet. Ist das Feld leer, wird das Auftragsdatum verwendet
      • Rechnungskonditionen/Skonto: Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
      • Referenz Kunde: Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Rechnung aus Auftrag angedruckt
      • Rapportverweis: Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag. 8-ung: bleibt diese Feld leer, dann werden alle Rapporte als Regie-Rapporte verrechnet!
        Empfehlung: geben Sie hier immer einen Wert an, so dass klar ersichtlich ist, wie die Auftrags-Rapporte verrechnet werden
      • Objektbezug/Auswahl: Sind Objekte beim Kunden vorhanden, wird Kundenspezifisch eingesetzt, sonnst Allgemein, kann geändert werden
      • Objektbezug: Ein Objekt das mit dem Auftrag verbunden wird kann gewählt werden (entsprechend der "Auswahl")

       Wenn das Dispositions-Modul aktiviert ist, können aus einem Auftrag direkt Dispo-Aufträge erstellt und bearbeitet werden
      Beim Drücken dieses Knopfes werden Änderungen am Auftrag gespeichert bevor das nächste Fenster geöffnet wird.
      - Befindet sich ein Objekt mit Koordinaten am Auftrag, werden die Koordinaten beim Synchronisieren zum Dispo-Auftrag übertragen
      - Die Auftragsdetails (Unterbereich DATEIEN) werden zum Dispo-Auftrag übertragen

  • Auftrag kopieren
    • aus einem bestehenden Auftrag wird eine neuer Auftrag mit allen Daten und Elementen erstellt
    • dieser kann dann für ähnliche Zwecke einem neuen Interessenten zugewiesen werden
    • Ertrags- bzw. Aufwandkonto der Position wird in die Kopie übernommen
    • siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)
  •  Auftrag ändern

    • ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes eines Auftrages
  • Arbeitsschritt...

    • Der Auftragsstatus kann entsprechend der Auftragsprozesse geändert werden
    • (lightbulb) Wichtig: Bei lagerrelevanten Aufträgen ist folgendes zu beachten: 3. Lagerführung im Betrieb
    • Aufträge mit periodischen Rechnungen können bis max. 2 Wochen nach abschliessen wieder bearbeitet werden
    • (lightbulb) Je nach Arbeitsschritt, (zB. Positionen redigieren) kann es sein, dass die Positionsliste von Hand mit aktualisiert werden muss
  •  Rechnung erstellen

    • aus dem markierten Auftrag (Status Aktiv) eine neue Rechnung erstellt (keine Verwendung von bestehenden Rechnungen)
    • aus einem Auftrag können mehrere Rechnungen erstellt werden
    • die gewählte Rechnungskondition wird auf die Rechnung übertragen
    • ist keine Rechnungskondition gewählt, wird der Standardwert aus dem Rechnungs-Formular eingesetzt
    • siehe auch: Datenübergabe Verträge
    • Wichtig!
      • Die MWST-Einstellung wird vom Auftrag auf die Rechnung übernommen
      • Es kann nur ein Rechnungserzeuger gewählt werden der mit der Währung des Auftrags übereinstimmt
    • Für eine Lieferantenbestellung kann keine Rechnung erstellt werden. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
  • Standardpreise einsetzen
    • Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben
  • Rapporte
    • Es werden alle Rapporte, die auf diesen Auftrag verweisen, angezeigt
  •  Ausdrucken

    • für einen Auftrag können folgende Dokumente als PDF-Dateien erstellt werden
        • Auftragsbestätigung (mit Preisen)
        • Lieferschein (ohne Preise)
        • Nachkalkulation 
          • Aufwand: Positionen aus Auftrags-Rapporten, Preise werden aus dem Rapport (1. Priorität) dann aus der Preisliste verwendet
          • Ertrag: In Rechnung gestellte Leistungen
          • Auftragsberechnung: Gesamttotal des Auftrags abzüglich aller Rapportpositionen vom Typ Auftragsrapport
          •  Gesamtberechnung: Ertrag - Aufwand
      • (warning) Die Rüstliste kann ab 12.03.2018 nur noch über den entsprechenden Assistenten per  gedruckt werden 
    • dieses PDF-Dateien können ausgedruckt oder als Datei abgelegt oder versendet werden
    • Manueller Seitenumbruch einfügen
    • (Mögliche Fehler beim Drucken)
  •  Auftragsliste neu anzeigen

    • für die aktuellen Filterbedingungen wird die Auftragsliste neu abgefragt
  • Assistenten aufrufen

Kopfdatenfelder eines Auftrages

  • Bezeichnung

    • diese Bezeichnung wird auf der Auftragsbestätigung als Titel ausgedruckt
  • Partner

    • Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
    • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
    • Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
    •   Der Partner kann geändert werden, ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden wird eine Warnung angezeigt
  • Rechnungs-Konditionen

    • Zahlungsfrist auswählen
  • Skonto
    • gewünschtes Skonto auswählen
  • Vertragserzeuger

    • im Normalfall "Auftrag"
    • für unterschiedliche Zwecke können weitere Auftrags-Typen hinterlegt werden
  • Auftragsdatum

    • wird auf der Auftragsbestätigung als Auftragsdatum ausgedruckt
    • Datum wird zur Preisfindung verwendet
  • Voraussichtliches Lieferdatum (nichtt zwingend)

    • Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet
    • Wenn nicht vorhanden, wird das Auftragsdatum zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet
  • Produktbezug
    • Hier kann ein beliebiges Produkt aus der betriebsinternen Produkteliste ausgewählt werden
    • Produkte werden zur Auswahl vorgeschlagen wenn
      • Der Partner des Auftrags beim Produkt die Rolle "Besitzer/Eigentümer" hat
      • Das Bis-Datum der Rollengültigkeit nach dem Auftragsdatum liegt
  • Referenz Kunde
  • Textfeld

    • hier können sie beliebige interne Informationen zum Auftrag ablegen
  • Zusatznummern (keine Eingabe über Benutzeroberfläche möglich)
    • Durch die Verwendung von Schnittstellen können Zusatznummern zu Verträgen gespeichert werden
    • Im Filter gibt es ein Feld worin nach solchen Nummern gesucht werden kann 

Unterbereiche von Aufträgen

  • Positionen

    • Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Preisen des Auftrages (Produkte-Schnellsuche)

    • Wichtig: Unter Details kann mit  das Ertragskonto geändert werden. Wird aus dem Auftrag eine Rechnung erstellt, wird das Ertragskonto auf die Rechnungsposition übernommen (gilt auch für periodische Rechnungen) Dies kann bei Fremdwährungs-Rechnungen, für Produkte mit Ertrags-Konto nötig sein, da für die Verbuchung einer Rechnung die Währung der Rechnung und des Ertragskontos übereinstimmen müssen!
  • Kategorien

    • Zuteilung des Auftrages zu einer oder mehreren Kategorien
  • Arbeitsschritte

    • die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter
  • Dateien

    • Anhängen von beliebigen Dateien
    • zB interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
    • Grösse max. 5MB
  • Notizen

    • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
    • Spezielle Titel-Stichworte für Rechnung
      • "Prolog": der Text wird auf dem Auftrag als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
      • "Epilog": der Text wird auf dem Auftrag als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt
  • Kontakte

    • Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)

  • Verweise

    • werden vom System erstellt
    • verfolgen eines Verweises in einen anderen Bereich
    • zum Beispiel Verbindungen zur Offerte, zu zugewiesenen Rapporten und/oder zu Rechnungen
    • Zusätzliche Verrechnung von offenen Regie-Rapporten auf eine neue oder eine bestehende Rechnung mit Status neu

    • Der gewählte Rapport kann einem anderen Auftrag zugeordnet werden
    • Spalte Typ ändern: Ändern einer zugewiesenen Rapport-Verbindung
      1. Aufwand zur Nachkalkulation
      2. Regie zur zusätzlichen Verrechnung
  • Konten

  • Buchungen